חשבות שכר בארגונים דורש סדר, ארגון ויעילות. לצד זה הוא מצריך שמירה על הנהלים ועל חוקי העבודה השונים. כאשר מדובר בעובדי קבלן (עובדי כוח אדם), מתקיימות לעתים קרובות פגיעות שונות בחוקי העבודה ובתנאים המגיעים להם. כך ניתן לקיים את תחום החשבות בצורה חוקית והוגנת גם עבור המועסקים על ידי קבלן.

תחומי האחריות של חשב השכר בארגון

תחום השכר בארגונים הוא חשוב – וגם מורכב במיוחד. לשכרם של העובדים יש משמעות והשפעה על פעילות החברה. מסיבה זו תהליך ניהול השכר וחשבות השכר צריך לפעול בהתאם לחוק ולתקנות השונות, ובו זמנית גם להיות מדויק ויעיל עבור הארגון ועבור עובדיו.

ככל שהארגון יותר גדול ומורכב, כך תחום חשבות שכר בו ידרוש יותר אחריות ממי שמנהל אותו. כמו כן, האינטנסיביות של עבודת החשבות גדלה. אלה תחומי האחריות העיקריים של חשב השכר בארגון:

• הפקה, ניהול וביצוע תחום המשכורות עבור העובדים בארגון.
• התנהלות שוטפת מול הביטוח הלאומי בהקשר לשכר העבודה.
• הכנה והגשה של טפסים תקופתיים עבור רשויות המס השונות.
• הפקת דיווחים שונים לניהול הפיננסי של הארגון.
• טיפול בנושא ההפרשות הסוציאליות של העובדים בארגון, והפרשות לביטוחים באופן שוטף.
• ניהול וטיפול בזכאות לימי חופשה, הבראה, מחלה ועוד.
• סנכרון בין מערכות ניהול הנוכחות בארגון.
• בקרה על הקפדת הארגון על חוקי העבודה השונים.

תפקידו של בודק שכר

בחודש יוני 2012 נכנס לתוקף "חוק להגברת האכיפה של דיני העבודה". מטרת החוק היא להבטיח שמעסיקים אשר מקבלים שירות מחברות כוח אדם בתחומי הסעדה, אבטחה וניקיון יהיו מחויבים לשמירה על זכויותיהם של עובדי הקבלן שהם מעסיקים, ושלא ינקטו כנגדם בעיצומים כספיים מכל סוג. החוק למעשה מטיל אחריות על המעסיק בכל מה שנוגע להעסקתם של עובדי הקבלן.

ועדת העבודה והרווחה של הכנסת אישרה בהמשך תקנות אשר במסגרתן יכשיר משרד הכלכלה "בודקי שכר". בודק שכר הוא עובד מקצועי אשר מפקח על תנאי השכר של העובדים, כולל עובדי הקבלן בתחומי הניקיון והאבטחה. בודקי השכר יוודאו כי עובדים אלה לא מנוצלים ומקבלים את המגיע להם מתוקף החוק.

סוגי הבדיקות שמבצע בודק השכר

במסגרת תפקידו, בודק שכר מחויב לערוך סוגים שונים של בדיקות מדגמיות בהתאם לנושאים שבתחומי אחריותו:

• בדיקת היכרות: בדיקה ראשונית, המבוצעת בתום חצי שנה מתחילת החוזה בין הקבלן למזמין השירות. הבדיקה מבוצעת על ידי בודק שכר ומתייחסת לתקופה שבין החתימה על החוזה לבין התאריך בו החלה להתבצע הבדיקה.
• בדיקה חוזרת: אם בדיקת ההיכרות היתה תקינה לחלוטין, מתקיימת בדיקה חוזרת, שנה לאחר שהחלה הבדיקה הקודמת, על ידי בודק שכר מוסמך.
• בדיקה שאינה תקינה: במידה והתגלתה הפרה כלשהי בבדיקה, בודק השכר מבקש לתקן את ההפרות שבוצעו. תתבצע בדיקה חוזרת תוך חצי שנה, כדי לוודא את מניעת הישנות ההפרה.
• בדיקה בעקבות תלונה: תתבצע לאחר שהתקבלה תלונה על הפרת ההוראה על ידי הקבלן. הבדיקה תתייחס לחודש העבודה שלפני הגשת התלונה ולחודש העבודה שבו התקיימה ההפרה.
• בדיקת תשלום לקופת גמל: מבוצעת פעם בשנה החל מחודש אפריל, ומתייחסת לתשלומים לקופות הגמל אשר בוצעו בשנה שלפני שנת הבדיקה.

במסגרת בדיקתו, בודק השכר יבחן סוגים שונים של מסמכים: רשימת עובדי הקבלן המועסקים אצל מזמין השירות, רישיון לעבודה כקבלן בתחומי אבטחה, ניקיון והסעדה, פנקס ותלושי שכר, אישורי הפקדה, טפסי מס הכנסה, אישורי רואה חשבון מטעמו של הקבלן ועוד.