המאפיין את העידן שלנו באופן כללי, לאו דווקא בהקשר העסקי, הוא כמות עצומה של מידע אשר זמינה לכל אדם המעוניין לקבל אותה. החוכמה היא לסנן עיקר מטפל ולהגיע אל המידע הרלוונטי ואליו בלבד. כך גם בחברות ועסקים. נתונים רבים נצברים במערכות השונות של הארגון או החברה. האתגר העומד בפני חברות היא לדלות את הנתונים המתאימים על מנת לקבל  מידע על נושא מסויים, תהליך אשר נקרא כריית נתונים, לנתח  אותו בדייקנות ואף להסיק ממנו מסקנות ולשים אותן על השולחן באופן ברור ותמציתי. לשם כך הומצאו מערכות הבינה העסקיות, ה- BI.

על אילו נתונים מסתמכת המערכת?

נתונים רבים "מסתובבים" במחשבי הארגון. ראשית, ישנו בסיס הנתונים הקבוע  שהוא מאגר נתונים גדול דיו בכדי שיהיה אפשר לבצע ממנו כריית נתונים. זהו תהליך מורכב. לא בכדי הוצאת הנתונים מושווית לכריה, שהיא פעולה הדורשת מאמץ  רב. יש צורך מצד אחד במאגר רחב של נתונים אשר יסתמנו בו דפוסים חוזרים שמהם ניתן יהיה להסיק מסקנות, ומצד שני תמציתי בכדי שיהיה ניתן לדלות את הנתונים בקלות יחסית. גם נתונים כגון מיילים העוברים בארגון, או דפי אינטרנט בהם היה שימוש בארגון נלקחים בחשבון ונכנסים לסיכום הנתונים הכולל.

מהו התהליך של עבודת המערכת?

המערכת מבצעת תהליך של איסוף נתונים, ניתוחם והצגתם בדרך קלה ונוחה לקריאה כמו גרפים- גרף נקודות, עמודים או עוגה, או בנתונים מספריים- הכל על פי רצונו של המשתמש. המערכת מציגה נתוני עבר, נתונים עכשוויים עם או ללא השוואה לנתוני עבר ואף נתונים המנבאים את העתיד להתרחש על סמך הנתונים כפי שהם כעת. מערכת  erp היא מערכת אשר מחברת בין כל זרועותיו של הארגון, אוספת נתונים מכולם ויוצרת אינטגרציה בין כל הנתונים הנאספים. כך, מערכת erp מאפשרת לראות את התמונה המלאה: מהו המצב כעת בהתחשב הן בנתונים מתחום האספקה והמלאי, מתחום הייצור, מתחום הנהלת החשבונות ומתחום כוח אדם. במיוחד עבור ארגונים גדולים אשר בהם קשר בין המחלקות אינו קיים על בסיס קבוע ויכול להווצר בהם מצב ש"יד ימין לא יודעת מיד שמאל" מערכת כזו, אשר יוצרת תיאום וקשר בין המחלקות היא חשובה.

מערכת BI לסוגיה היא כלי עזר חיוני ביותר היום לכל ארגון או חברה. היתרונות שלה בולטים במיוחד בחברות גדולות אך ישנן מערכות BI המותאמות לעסקים קטנים ובינוניים אשר גם בהם צריכה להיות מודעות לנתונים כמו שרשרת האספקה, רווחים תקופתיים ועוד.